How to structure billing for a consulting firm from 20 to 100 people

Quand vous êtes 10, tout le monde sait qui facture quoi. Quand vous passez à 50 ou 100, le système artisanal s'effondre. Voici les 5 étapes pour industrialiser votre facturation sans la rigidifier.

Étape 1 : Centraliser les données de facturation

La première erreur des cabinets en croissance : les données de facturation sont dispersées entre 3 à 5 outils (CRM, tableur, outil de gestion de projet, comptabilité). Chaque mois, quelqu'un passe des heures à consolider.

La solution : un seul outil qui fait le lien entre le commercial (devis), l'opérationnel (temps passé), et le financier (facture).

Étape 2 : Automatiser le passage du devis à la facture

Chaque devis signé devrait automatiquement créer un projet, un budget, et les conditions de facturation. Pas de ressaisie, pas de "j'ai oublié de créer le projet".

Étape 3 : Mettre en place les jalons de facturation

Pour les projets au forfait, définissez des jalons de facturation dès la signature du devis. 30% à la commande, 40% à la livraison intermédiaire, 30% à la recette.

Étape 4 : Automatiser les relances

Un client qui paie à 45 jours au lieu de 30 ne le fait pas par malveillance. Il le fait parce que personne ne lui a rappelé. Les relances automatiques divisent le DSO par 2 en moyenne.

Étape 5 : Mesurer et piloter

Taux de transformation devis → facture, DSO moyen, chiffre d'affaires facturé vs facturable : ces KPIs doivent être visibles chaque semaine, pas chaque trimestre.

Ce que fait Kairo

Nous implémentons ces 5 étapes dans Odoo en moins de 90 jours. Le résultat : vos associés passent leur temps avec les clients, pas sur des tableurs de facturation.